Meningkatkan Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran

Read Time:20 Minute, 28 Second

MENINGKATKAN KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN MELALUI SPREADSHEET DAN GOOGLE FORM SEBAGAI PENGOLAH DATA DAN DOKUMEN

Nurrahman

Pengembang Teknologi Pembelajaran Ahli Muda

Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan Provinsi Jambi

ABSTRAK

Teknologi Informasi berkembang sangat pesat, hingga saat ini telah dikembangkan beragam aplikasi untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan manusia, agar menjadi lebih tersistem terutama dengan menggunakan teknologi berbasis online sehingga manusia dapat berkolaborasi untuk menyelesaikan pekerjaannya agar lebih baik cepat dan akurat. Spreadsheet dan Google Form jarang digunakan orang untuk mengelola dokumen atau naskah tetapi memiliki kelebihan dalam mengolah data oleh karena itu gagasan penggunaan Spreadsheet untuk mengolah data dengan output dokumen atau laporan serta Google Form sebagai interface untuk input data akan menghasilkan database individu yang sangat bermanfaat untuk memudahkan pekerjaan dan menambah kreatifitas berfikir siswa dalam mengintegrasikan TIK dalam pembelajaran bidang kompetensi administrasi perkantoran.

Kata Kunci : Spreadsheet, Google form, Database, dan Kompetensi Administrasi Perkantoran.

PENDAHULUAN

Kemajuan teknologi informasi berbasis komputer yang lebih dikenal dengan TIK saat ini sudah sangat pesat ditandai dengan banyaknya perkembangan aplikasi dari yang dahulunya berbasis offline hingga saat ini lebih dominan penggunaannya berbasis online, untuk tujuan tertentu berbagai organisasi telah menggunakan aplikasi sesuai dengan kebutuhannya masing-masing baik dengan cara membuat sendiri maupun menggunakan jasa pembuat software karena manusia sangat membutuhkan aplikasi tersebut untuk menangani pekerjaan terutama dengan kapasitas tinggi, kecepatan layanan informasi, dan akurasi informasi.

Salah satu pemanfaatan TIK adalah untuk membantu urusan administrasi perkantoran seperti pengelolaan data, dokumen, dan laporan yang telah menjadi salah satu kompetensi administrasi perkantoran baik di SMA maupun SMK, hal ini sangat penting untuk dipelajari bagi siswa dan akan terasa kebutuhannya ketika akan mengikuti program praktek kerja lapangan di kantor atau perusahaan.

Selama ini siswa dalam melaksanakan program tersebut ketika diberikan tugas untuk mengelola data maupun dokumen masih menggunakan TIK secara manual artinya TIK hanya berfungsi sebagai media pengetikan saja, padahal penggunaan TIK yang lebih baik akan mampu meningkatkan kinerja maupun pemahaman siswa terkait dengan subtansi teknologi dan substansi kompetensi pembelajarannya, karena akan menumbuhkan kreatifitas berfikir bagi siswa dan hal tersebut mampu menunjukan betapa pekerjaan yang sesungguhnya sulit dan besar kapasitasnya ternyata dapat diselesaikan dengan mudah dan cepat serta lebih akurat.

Bagi siswa yang praktek di suatu kantor yang telah melakukan pengembangan dalam penggunaan TIK untuk menangani pekerjaannya sangat termotivasi untuk belajar terutama mengembangkan pemahamannya terkait dengan substansi kompetensi administrasi perkantoran dibandingkan dengan praktek yang hanya menggunakan TIK secara konvensional.

Penggunaan TIK untuk pengelolaan data dan dokumen secara konvensional dimaksud, adalah:

Pengelolaan data dan dokumen masih bersifat manual belum mengembangkan system aplikasi, penggunaan computer hanya sebagai media pengetikan dokumen saja hal ini berpotensi terjadinya kesalahan yang disebabkan faktor human error maupun double counting data.
Akses data maupun pelaporan bersifat individual bukan team work sehingga tidak dapat diakses oleh tim pada waktu dan kapan saja.
Telusur data sulit untuk dilakukan karena penataan database tidak tersistem atau tidak menggunakan manajemen database, serta sulit untuk melakukan monitoring dan evaluasi.

Secara umum Guru yang mengajarkan bidang kompetensi keahlian administrasi perkantoran dalam membelajarkan siswanya untuk menangani dokumen lebih banyak menggunakan MS Word dan hanya mengajarkan pada kompetensi bagaimana dokumen atau surat yang baik tetapi sesungguhnya dibalik itu ada hal yang penting juga yaitu bagaimana teknis mengelola dokumen menurut system berbasis TIK yang harus dipelajari dan dikembangkan oleh siswa. Artinya dalam menangani pekerjaan tersebut walaupun sudah menggunakan TIK namun sesungguhnya masih bersifat manual, informasi ini digali melalui siswa yang magang di perkantoran, melalui: pemberian tugas dan wawancara tentang kemampuan bidang TIK siswa tersebut.

Pada umumnya orang berpendapat bahwa MS Word memiliki kemampuan lebih baik dari MS Excel dalam mengolah naskah dan hal tersebut memang betul apalagi didukung oleh fasilitas Mailmerge di dalam MS Word, namun demikian sesungguhnya kita dapat melakukan pengembangan berfikir tentang hal lain yang dapat dilakukan dalam mengolah naskah yang berbentuk form dengan menggunakan aplikasi MS Excel maupun Spreadsheet dan dapat dilakukan secara system yang mirip seperti aplikasi, sehingga memberikan manfaat yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan dan dapat menumbuhkan pengembangan berfikir bagi guru dan siswa.

Naskah yang dapat diolah dengan Spreadsheet dimaksud adalah naskah yang berbentuk form yaitu terdiri template kalimat yang tetap atau baku dan data isian yang dapat berubah seperti nomor surat dan perihal atau tanggal surat serta isian data lainnya yang digunakan contohnya pada surat tugas, surat keterangan, surat izin, sertifikat diklat, nilai siswa, dan sebagainya. Sebagai objek pembahasan ini adalah penanganan database pegawai yang dapat memberikan output surat tugas, biodata pegawai, daftar hadir, laporan jadwal pegawai yang ditugasi, dan masih dapat dikembangkan lagi tergantung pada kebutuhan di lapangan.

Untuk menumbuhkan pola berfikir siswa dalam mencari teknik bekerja yang lebih efektif dan efisien dapat diajak untuk bekerja yang lebih sistematis dengan memanfaatkan Spreadsheet dan Google Form yang bekerja dengan menggunakan database di jaringan online melalui google drive dengan beberapa tahapan, yaitu pemberian akses bagi siswa yang didaftarkan sebagai tim work, dengan akses tersebut maka siswa dapat menginput data online sekaligus dapat menyajikan laporan sesuai dengan form yang telah dibuat dalam aplikasi dan ketersediaan field database pegawai yang ada.

Beberapa hal yang menjadi alasan penggunaan Spreadsheet dan Google Form untuk mengelola dokumen/naskah dan laporan, yaitu :

Spreadsheet memiliki fitur dan format seperti Microsoft excel yang sudah sangat familiar digunakan orang untuk mengolah data dan dilengkapi dengan fungsi dan rumus-rumus serta dapat dioperasionalkan secara link antar sheet.
Spreadsheet mendukung pekerjaan yang bersifat online dan sangat cocok untuk dipadukan dengan google form sehingga update data bersifat realtime.
Spreadsheet dan google form tidak perlu dinstalasi di computer, yang terpenting computer terkoneksi dengan internet.
Spreadsheet dan google form dapat bekerja di android sehingga tim yang memiliki akses dapat melihat maupun mengedit atau melakukan koreksi dan validasi.
Spreadsheet dan google form jarang dipergunakan orang untuk mengerjakan pekerjaan persuratan yang berbasis database karena sudah banyak aplikasi yang berkembang secara khusus, namun demikian Spreadsheet ini ketika digunakan sangat membantu memberikan pemahaman kepada siswa tentang penggunaan rumus dan fungsi dalam Spreadsheet.

Adapun pola kerja kedua aplikasi tersebut adalah, Spreadsheet merupakan bangun database yang akan diprogram sehingga dapat melakukan proses edit maupun report laporan sedangkan google form sebagai interface untuk menginput data individu, keduanya dapat saling berpadu membentuk sebuah sistem pengolahan data maupun dokumen/naskah.

Data yang akan diolah pada dasarnya terdiri dari : data tetap, artinya data yang tidak mengalami perubahan, misalnya nama, tanggal lahir, jenis kelamin, maupun nama orang tua kandung. Sementara data lainnya adalah data yang mengalami perubahan seperti data pendidikan, kepangkatan, alamat tempat tinggal, atau data lainnya yang mengalami perubahan karena suatu sebab tertentu. Oleh karena itu data yang terinput tersebut dapat disimpan, divalidasi, dan diolah lebih lanjut sehingga dapat disajikan menjadi laporan baik dalam bentuk dokumen/naskah maupun tabel, seperti surat tugas pegawai, daftar hadir pegawai, biodata pegawai, dan sebagainya.

Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula. Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna. (Setiawan, 2020)

Berdasarkan pengertian tersebut database terdiri dari susunan suatu daftar data tertentu yang terdiri dari kolom dan baris serta saling berhubungan dimana baris menyimpan informasi data record dan kolom menyimpan data field, sedangkan baris pertama terdiri dari label untuk masing-masing kolom.

Tampilan database terdiri dari baris dan kolom yang paling umum kita kenal dan dijumpai pada aplikasi Microsoft Acces, Excell, dBaseIII+, Spreadsheet, My SQL, dan lain-lain. Untuk menyajikan laporan agar dapat dibaca/dimengerti dengan baik harus diolah terlebih dahulu sehingga menjadi form laporan yang dapat dilakukan melalui aplikasi itu sendiri misalnya Microsoft Acces, Excel, dan Spreadsheet dan ada juga harus melalui platform lain seperti Visual Basic dan FoxPro yang berfungsi sebagai interface baik proses penginputan maupun pelaporan data yang penting link yang dibangun benar-benar terhubung dengan baik, sehingga database dapat berfungsi dengan baik.

Menurut (Sutiono) Adapun fungsi database adalah sebagai berikut :

Mengelompokkan data untuk mempermudah identifikasi data, database menyiapkan data yang sesuai dengan permintaan user terhadap suatu informasi dengan dengan cepat dan akurat. Melalui software Database Management Systems (DBMS) user/petugas bank dapat mencari profil informasi seorang nasabah dalam hitungan detik, DBMS akan menyajikan data lengkap mengenai profil yang diminta.
Menghindari data ganda dan inkonsistensi data, software DBMS sebagai software untuk menjalankan database komputer mempunyai kemampuan menginformasikan kepada user pada saat input data apabila data yang akan diinput sudah ada dalam database. Duplikasi data didalam database sangat dimungkinkan, karena database dapat diakses dari banyak komputer dari berbagai tempat yang tersambung ke sistim database.
Memudahkan akses, penyimpanan data, mengedit dan menghapus data User/admin pemegang otoritas database dengan mudah melakukan editing data yang salah saat entry dengan data yang terbaru, atau menghapus data palsu / salah dengan cepat, juga melakukan penghapusan data.
Menjaga kualitas data dan informasi sesuai agar data tetap sama pada saat entry dan setelah entry, data tidak terkorup atau hilang selama penyimpanan di database. Software data mempunyai peran vital dalam menjaga data, terutama dari resiko kerusakan data selama penyimpanan.
Memecahkan masalah penyimpanan data konvensional yang memakan ruang database konvensional berbasis kertas sangat memakan ruangan,pemilik data harus mempunyai ruang cukup tumpukan kertas berisi data, dengan tehnologi database, data didalam kertas bisa ditransfer menjadi file digital dan disimpan dalam database server.
Mendukung aplikasi yang membutuhkan ruang penyimpanan. Hampir semua aplikasi modern membutuhkan ruang yang besar untuk menjalankan fungsinya secara optimal, disini peran database sebagai penyedia ruang untuk menyimpan data-data aplikasi dan sistim sebuah komputer.

Tujuan dan manfaat penelitian ini adalah:

Untuk membagi pengetahuan tentang Spreadsheet dan Google Form sebagai aplikasi yang memiliki kemampuan untuk membangun sebuah aplikasi dalam mengolah data dan dokumen atau naskah sehingga dapat digunakan sebagai media pembelajaran pada kompetensi administrasi perkantoran.
Untuk mengajak siswa berfikir kreatif dalam menggunakan TIK sebagai media belajar terutama dalam mengelola dokumen berbasis on line serta lebih memahami bagaimana pembelajaran administrasi perkantoran melalui pendekatan media Spreadsheet dan Google Form.
Untuk mendeskripsikan manfaat Spreadsheet dan Google Form terhadap efektifitas dan efisiensi pekerjaan sebagai bahan praktek pembelajaran administrasi perkantoran bagi siswa.

Berdasarkan tujuan dan manfaat tersebut, maka perlu membuat aplikasi pengolahan data dan dokumen melalui Spreadsheet dan Google Form yang dapat digunakan sebagai alat untuk mengelola pekerjaan serta dapat digunakan oleh siswa praktek kerja lapangan untuk bahan belajarnya secara rill yaitu bagaimana mengelola dokumen yang baik.

METODA

Penelitian ini dilakukan untuk memecahkan masalah yang digali melalui studi kasus terhadap keadaan yang terjadi yang dilakukan pada suatu sistem yang dapat berupa program, kegiatan, atau sekelompok individu yang ada pada keadaan atau kondisi tertentu, yang secara sederhana bertujuan untuk menemukan jawaban terhadap suatu pertanyaan atau permasalahan melalui aplikasi prosedur ilmiah secara sistematis dengan menggunakan pendekatan kualitatif, dapat juga dilakukan melalui pembuatan aplikasi untuk penanganan pekerjaan agar menjadi lebih baik lagi yang tentunya dilakukan melalui prosedur analisis kebutuhan yang berdasarkan observasi di lapangan dan juga kajian terhadap literatur-literatur yang relevan.

Penelitian studi kasus ini meneliti suatu hal atau sistem tertentu oleh karena itu tidak dilakukan untuk menarik kesimpulan terhadap fenomena dari suatu populasi atau sampel tertentu melainkan untuk kejadian atau fenomena tertentu yang diteliti saja, yang kemudian dilakukan penggalian data dan informasi yang mendalam melalui wawancara, observasi, maupun pendapat responden yang kemudian dianalisis menjadi suatu gagasan yang berbentuk aplikasi system sehingga mampu memberikan kebermanfaatan bagi pengguna.

Untuk mendukung system tersebut dipergunakan aplikasi berbasis online yaitu Spreadsheet dan Google Form yang bekerja di Google Drive menggunakan share data melalui registrasi ke email masing-masing tim work sehingga dapat dipelajari dan diimplementasikan dalam bentuk pembuatan aplikasi dan form untuk mengelola database individu yang menghasilkan output laporan sesuai yang dibutuhkan, baik untuk diterapkan di perkantoran, di sekolah, maupun di organisasi lainnya sehingga menjadi bahan pembelajaran pada Kompetensi keahlian administrasi perkantoran bagi siswa di SMK.

HASIL PEMBAHASAN

Ada tiga konsep yang akan dijelaskan pada pembahasan ini, yaitu : pengenalan Spreadsheet dan Google Form serta Database, model aplikasi pengolah data dan naskah/dokumen melalui Spreadsheet dan Google Form, manfaat penggunaan aplikasi yang telah dibangun melalui Spreadsheet dan Google Form sebagai bahan belajar praktek administrasi perkantoran bagi siswa.

Spreadsheet, Google Form, dan Database

Pengertian Spreadsheet adalah aplikasi atau program komputer yang digunakan untuk memanipulasi, menangkap, dan menampilkan data yang disusun dalam kolom dan baris. (Saputra, 2020)

Spreadsheet ditemukan oleh Daniel Bricklin dan rekannya Bob Frankston, mereka berdua adalah yang memelopori Spreadsheet untuk pertama kalinya.

Secara garis besar, aplikasi pengolah angka Spreadsheet memiliki fungsi yaitu memproses data dalam bentuk angka. Namun, jika dijabarkan lebih lanjut, aplikasi Spreadsheet memiliki banyak fungsi termasuk : (Saputra, 2020)

Membantu dalam membuat tabel data
Mampu mengelola angka dalam bentuk grafik
Dapat digunakan dalam hal statistik
Membantu membuat lembar kerja
Dapat digunakan untuk bekerja dalam masalah ilmiah
Sederhanakan perencanaan
Dapat digunakan untuk mengolah data disertai dengan database, grafik, formula, dan sebagainya.

Karena memiliki kemampuan sebagai pengolah data Spreadsheet memiliki berbagai fungsi dan formula serta susunan data dalam bentuk kolom dan baris seperti database yang dapat digunakan untuk membangun model pengolahan data dan mampu menampilkan report.

Pekerjaan dalam mengelola database individu yang mencakup penginputan, pengeditan, dan penyajian laporan secara real time cukup efektif dan efisien, artinya dengan fitur kolaborasi ini memungkinkan orang-orang secara bersama untuk bekerja pada satu dokumen yang meliputi pekerjaan : berbagi satu file yang sama, input data, edit data, penggunaan data untuk laporan hingga melihat pekerjaan yang sedang dikerjakan oleh orang lain ataupun berkomunikasi dengan sesama secara live. Sementara secara konvensional dalam berbagi pekerjaan masih harus menggunakan email atau menyimpan file pada flashdisk untuk dicopy kepada rekan sesama kerja.

Pertanyaannya adalah bagaimana cara memulai pembuatan dokumen dan berkolaborasi dengan google sheets, hal tersebut harus dipahami oleh pengguna. Adapun penggunaan google sheets dari google drive, dengan cara : pilih dan klik icon share berwarna biru di pojok kanan atas kemudian ketik alamat email anggota tim work. Sebagai owner (pemilik file) dapat mengatur peran anggota tersebut apakah berperan sebagai edit, komen, atau hanya view saja. Menambahkan alamat email orang lain menggunakan Google Sheets lebih mudah karena kontak yang tersedia terintegrasi dengan Gmail, dimana hampir semua orang menggunakan Gmail untuk keperluan akun email mereka. Kita pun dapat mengajak chatting sesama rekan di waktu yang sama saat mengedit Google Sheets. (Kurniawan, 2019)

Perhitungan rumus dan fungsi pada Google Sheets sama seperti pada Microsoft Excel yang disediakan dengan lengkap, untuk melihat rumus/fungsi pada Google Sheets dapat dilakukan dengan mengklik Insert > Function > More.

Masih banyak fitur-fitur lainnya yang disediakan di dalam Spreadsheet seperti fitur komentar, charts, dan data yang terintegrasi dengan Form Survey, dan sebagainya. Namun pada pembahasan ini cukup pada fitur kolaborasi serta penginputan, pengeditan, dan penyajian laporan yang bermanfaat penting untuk melakukan pengolahan data dan penyajian laporan agar lebih efektif dan efisien serta dapat digunakan sebagai pembelajaran dalam penggunaan teknologi informasi di sekolah maupun di perkantoran.

Kelebihan penggunaan Spreadsheet, sebagai berikut :

Dapat dioperasikan secara online melalui browser docs.google.com/Spreadsheet. Artinya, untuk menggunakan layanan ini tidak harus melakukan pengunduhan atau installasi layanan ini.
Penggunaan aplikasi secara gratis karena sudah tersedia di google dengan syarat harus memiliki email google.
Masing-masing pengguna dapat berkolaborasi membentuk tim work untuk berbagi file yang sama serta mengatur dan mengedit file tersebut secara real-time.
Semua perubahan data terakhir akan selalu tersimpan otomatis begitu selesai mengetik, diurutkan menurut tanggal, waktu, dan siapa yang membuat perubahan terakhir kali.
Dapat digunakan untuk menyajikan data maupun laporan dengan form sesuai dengan kebutuhan.
Dapat disimpan dan diekstrak untuk kemudian dibuka di Microsoft Excel dengan format .xlsx.
Data Spreadsheet dapat diimpor dan diekspor hingga mencapai 1 MB dengan format .xls, .csv, .txt, .ods, .pdf dan html.
Sesama pengguna yang sedang aktif dalam Spreadsheet dapat berkomunikasi secara tertulis.
Pada Spreadsheet terlihat pengguna yang aktif ketika sedang mengedit data.
Lembar sheet dalam Spreadsheet terdiri dari 10.000 baris, 256 kolom, 100.000 sel, dan 40 sheet.
Dapat juga menjalankan fungsi-fungsi dan rumus-rumus selayaknya Microsoft excel.

Spreadsheet dapat berfungsi setelah mengaktifkan internet terlebih dahulu kemudian bisa melalui pencarian google chrome setelah itu memilih google drive, system ini sangat praktis digunakan tanpa harus menginstalasi terlebih dahulu tetapi harus memiliki akun google.

Untuk menggunakan google Spreadsheet dapat dilakukan melalui cara, yaitu:

Melalui pencarian google chrome kemudian memilih google drive dan memilih +new dilanjutkan dengan pilihan google sheets.
Melalui pencarian dengan link : docs.google.com/Spreadsheet.

Jika aplikasi telah terbuka maka lanjutkan melakukan pengetikan sebagaimana layaknya pada penggunaan Microsoft Excel karena tampilan Spreadsheet baru terdiri dari sheet, sel, baris, dan kolom.

Jika pekerjaan dilakukan melalui Microsoft Excel, maka pembuatan lembar kerja seperti biasa pada Microsoft Excel dan melengkapi dengan sheet yang dibutuhkan untuk link data antar sheet dalam file dan apabila telah selesai maka dilanjutkan dengan meng-upload data di google drive dengan memilih file excel yang telah dibuat tersebut.

Model Aplikasi Pengolah Data dan Naskah/Dokumen melalui Spreadsheet dan Google Form

Untuk membangun sistem pengelolaan data dan dokumen terlebih dahulu dirancang beberapa sheet yang dibutuhkan (sesuai kebutuhan), karena antara database dan laporan (output) data saling berhubungan, untuk menyampaikan laporan tergantung pada ketersediaan data, sedangkan google form hanya sebagai media untuk melakukan input data online secara tim work.

Berikut skema model pengelolaan data dan dokumen.

Untuk membangun Spreadsheet beberapa fungsi, formula, maupun format harus dapat digunakan secara maksimal dan dapat saling dikombinasikan. Beberapa rumus dan fungsi yang digunakan, sebagai berikut:

Data Validation List From a Range
Data Validation Date
Fungsi concatenate
Fungsi VLOOKUP
Fungsi IF
Fungsi Month
Fungsi Day
Fungsi Year
Fungsi Isblank
Fungsi Choose
Fungsi Weekday
Insert Form
Pivot Tabel
Link Sharing Option
Link antar sheet
Google Form

Bagi orang yang sudah biasa bekerja dengan Microsoft Excel dan sering melakukan pengolahan data secara professional biasanya sangat familiar dan mampu menggunakan bahkan mengkombinasikan kedua aplikasi tersebut untuk melakukan pekerjaan pengolahan data sehingga pekerjaan tersebut dapat lebih efektif dan efisien.

Untuk menampilkan hasil Database biasanya dikenal dengan Interface Driver yang merupakan perangkat lunak yang sudah cukup banyak dikembangkan orang sebagai fungsi mengelola (input, proses, dan output), misalnya antara lain : Microsoft SQL Server, Microsoft Access, dBase III, FoxPro, Visual FoxPro, Visual dBase, dan sebagainya. Namun secara sederhana Spreadsheet juga dapat berfungsi sebagai database, yang penting bagaimana kita memfungsikan fitur maupun menu yang disediakan dalam Spreadshet tersebut apalagi proses untuk menginput data tersebut dapat di-link-an dengan menggunakan google form dengan cara mengklik Insert > Form.

Untuk melakukan proses penginputan data, harus dibuatkan form melalui Google Form, kemudian dapat dishare kepada anggota tim work agar sama-sama dapat melakukan input data, namun demikian akses untuk melakukan verifikasi data ada pada seseorang yang diberikan akses sebagai verifikator.

Untuk menyajikan laporan maupun surat atau dokumen harus ditambahkan sheet khusus dengan bentuk/form yang dikehendaki serta dibuatkan link antar sheet agar dapat dijalankan secara otomatis dengan melakukan pengetikan coding yang harus dibuat.

Disamping dokumen berbentuk surat, dapat juga dibuat laporan misalnya daftar jadwal tugas masing-masing pegawai yang berguna sebagai agenda tugas masing-masing pegawai, sehingga dapat diketahui seseorang bertugas pada tanggal berapa saja.

Pada Spreadsheet tersedia analisis pivot yang berguna untuk menyajikan laporan yang bersifat data summary yang mendeskripsikan jumlah surat yang sudah dikeluarkan pertanggal surat maupun pertanggal penugasan pegawai. Bila dilihat sepintas bahwa pada tanggal tertentu jumlah pegawai yang ditugasi ada yang berjumlah banyak namun surat tugas dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat waktu.

Membuat share link antar tim untuk dapat melakukan pekerjaan secara berkolaborasi, dan tim yang bekerja adalah tim yang dapat dipercaya untuk tidak melakukan kecurangan data.

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya tentang kelebihan Google Sheets maka salah satunya yaitu dapat dibagikan kepada orang lain secara online sepanjang yang bersangkutan diberi akses untuk melakukan edit data secara real time, sementara can comment hanya memberikan komen saja dan can view hanya melihat saja.

Disamping fasilitas tersebut, pemilik file dapat menambah pengguna lain ke dalam Spreadsheet dan dapat mengajak orang lain untuk bersama-sama mengedit atau menyelesaikan pekerjaan Spreadsheet tersebut.

Manfaat Aplikasi Pengolah Data dan Naskah sebagai Bahan Belajar Administrasi Perkantoran bagi Siswa.

Integrasi TIK dalam pembelajaran salah satunya berbentuk model pengelolaan database pegawai dan ternyata cukup banyak memberikan dampak positif, yaitu :

Pernyataan puas dari urusan kepegawaian yang melayani pembuatan surat tugas karena sangat mudah, akurat, dan cepat dalam menyelesaikan surat tugas sekalipun dalam jumlah yang cukup banyak
Selama ini tugas layanan pembuatan surat tugas dilakukan dengan menggunakan Microsoft Word yang dalam proses pengerjaannya mengalami kesulitan yaitu melakukan pengetikan data yang berulang-ulang dan sangat rentan adanya kesalahan data, setelah dilakukan perubahan model pengolahan data dengan Spreadsheet pekerjaan akan lebih efisien dan efektif, sementara fungsi pembuatan form surat tugas pun dapat dibuat melalui Spreadsheet.
Database penugasan pegawai terekam dengan baik sehingga dapat dijadikan dokumen database pegawai yang dapat ditampilkan sewaktu-waktu untuk keperluan manajemen atau sebagai bukti menugasi pegawai.
Database pegawai sudah terdokumentasi dan bersifat tunggal artinya sebagai data source dapat digunakan berulang-ulang dengan form yang berbeda misalnya untuk melayani daftar hadir, pembuatan DUK, Biodata individu pegawai, dan sebagainya tergantung kepada kebutuhan data.
Updating data cukup dilakukan hanya pada satu file saja yaitu pada database utama sehingga akan berpengaruh pada sheet lainnya yang telah dibangun link antar sheet.
Report data dalam bentuk summary data dapat disajikan sesuai kebutuhan dengan menggunakan analisis pivot table sangat memberikan kemudahan dalam penghitungan data.
Dengan menggunakan google form yang dapat dikolaborasi kepada tim lain untuk melakukan input data akan semakin mempermudah untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan sementara admin berfungsi sebagai verifikator data saja.
Mudah untuk melakukan updating data karena system bersifat terbuka yang memungkinkan untuk diubah-ubah oleh salah satu tim. Namun tim sebagai operator entri data melalui google form tidak dapat masuk ke database dan mengubah-ubah data mereka hanya berfungsi sebagai entri data saja yang setelah melakukan submit tidak dapat melakukan edit data lagi.
Mudah untuk melakukan entri data maupun edit data berada berada ditempat yang berbeda dan tidak harus berada pada tempat yang sama.
Model pekerjaan ini dapat diterapkan di tempat lain baik berfungsi sebagai alat kerja maupun sebagai model bahan pembelajaran yang berhubungan dengan pengelolaan database.

Sementara hal yang merupakan kelemahan dan kekurangannya adalah tim yang akan diberikan akses adalah orang yang benar-benar dapat dipercaya untuk membantu menginput data, karena model pengelolaan data ini sangat rentan dari perubahan oleh orang dalam suatu tim yang berniat kurang baik.

Maka sebagai owner maupun admin harus sering melakukan penarikan database untuk membuat copy file, bila terjadi kerusakan data akan lebih mudah untuk diperbaiki kembali.

SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan

Perangkat TIK sangat bermanfaat bagi manusia untuk memudahkan menyelesaikan pekerjaannya, fasilitas tersebut semakin memotivasi orang untuk lebih kreatif menggunakannya artinya TIK dapat dikembangkan untuk membuat sistem dan aplikasi kerja sehingga dapat diterapkan sebagai alat bekerja maupun sebagai alat pembelajaran bagi guru dan siswa.

Dukungan jaringan internet semakin memudahkan orang untuk berkolaborasi dalam menyelesaikan tugas sehingga aplikasi yang bersifat online saat ini semakin berkembang dengan pesat karena dengan kapasitas pekerjaan yang semakin besar dan membutuhkan waktu layanan yang cepat serta di tempat layanan yang berbeda akan sangat efektif sehingga sangat menentukan tingkat keberhasilan dalam tugas.

Spreadsheet dapat dikembangkan untuk melakukan pengolahan data dan dokumen sehingga dapat diterapkan di perkantoran maupun perusahaan, tetapi dalam prakteknya jarang digunakan orang untuk mengelola data dan dokumen baik di kantor maupun di perusahaan bahkan siswa yang mempelajari administrasi perkantoran menggunakan TIK secara konvensional ketika mereka melaksanakan tugas praktek kerja lapangan artinya TIK masih terbatas pada fungsi pengetikan dokumen/naskah. Tetapi dalam kenyataannya setelah dibangun sistem pengolahan data dan dokumen ternyata Spreadsheet yang dukung oleh Google Form sebagai input data ternyata dapat digunakan untuk tujuan pengolahan dokumen/naskah secara otomatis sehingga mampu membantu melaksanakan pekerjaan yang cukup besar serta dapat mengembangkan berfikir kreatif siswa dalam menggunakan TIK sebagai sarana belajar dan bekerja.

Sebagai suatu pengetahuan model pengolahan data ini dapat dikembangkan lebih lanjut untuk tujuan dan keperluan tertentu yang tidak terbatas pada pengolahan data dan dokumen seperti surat tugas, surat keterangan, daftar hadir, dan laporan pegawai tetapi dapat dikembangkan untuk pembelajaran akuntansi alat uji perhitungan dan rumus-rumus pada mata pelajaran lainnya serta sebagai dokumentasi siswa yang meliputi data siswa dan hasil evaluasi belajar siswa.

Saran

Guru dalam melakukan pembelajaran administrasi perkantoran akan lebih dapat memotivasi siswanya untuk mengembangkan kemampuan berfikir kreatif terutama dalam menggunakan TIK sebagai fasilitas belajar maupun untuk melaksanakan tugas praktek kerja lapangan baik di kantor maupun di perusahaan.

Kemampuan guru dan siswa dalam menggunakan TIK perlu dikembangkan guna memotivasi siswa untuk belajar dan berfikir kreatif apalagi dengan kondisi dewasa ini teknologi informasi sudah sangat pesat berkembang, terutama perubahan penggunaan TIK kearah berbasis jaringan.

DAFTAR PUSTAKA

Kurniawan, C. A. (2019, Agustus 30). EIKON Technology. Apa Perbedaan Google Spreadsheet Vs Microsoft Excel. Lebih Baik Mana Untuk Bisnis?, p. 1.

Ronnychristanto. (2011, Januari 25). Ronnychristanto.wordpress.com. Prinsip-prinsip database, p. 1.

Saputra, Y. M. (2020, March 4). https://ruangguru.co/pengertian-spreadsheet#apa_itu_Spreadsheet. Pengertian Spreadsheet, p. 1.

Setiawan, S. (2020, Oktober 05). https://www.gurupendidikan.co.id. Pengertian-database, p. 1.

Siahaan, R. R. (2020, Juni 01). PEMANFAATAN TIK DALAM PEMBELAJARAN: KEARAH PEMBELAJARAN BERPUSAT PADA PESERTA DIDIK. Teknodik, 1.

Sutiono, S. M. (n.d.). https://dosenit.com/kuliah-it/database/fungsi-database. 6 Fungsi Database Secara Umum Dalam Komputer, p. 1.